Protégez-vous ! Pour toute location d’un local commercial, un état des lieux doit obligatoirement être réalisé entre le bailleur et le locataire. C’est ce qu’impose la loi Pinel du 20 juin 2014, au titre du nouvel article L. 145-40-1 du Code de commerce. Il doit être « joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties », peut-on y lire. Les deux versions doivent être rigoureusement identiques.
Bail commercial : à quoi sert l’état des lieux ?
Ce document permet de définir et de prouver, avec le plus de précision possible, l’état du local à la signature du bail commercial, d’un bail dérogatoire (dit également bail précaire) et le bail professionnel. Objectif :
- Protéger les deux parties en cas de dégradation à la fin du contrat
- Identifier qui du locataire ou du propriétaire devra payer les éventuelles réparations à effectuer
Pour rappel, l’état des lieux doit être établi lors de :
- La conclusion d'un bail commercial
- La cession du droit au bail
- La cession ou la mutation à titre gratuit du fonds de commerce
- La restitution des locaux
Point important, l’état des lieux doit s’effectuer en présence des deux parties (bailleur et preneur). En cas d’absence, une ou l’autre des parties peut se faire représenter ou mandater un commissaire de justice, qui pourra s’assurer du bon déroulement de la procédure.
Que vous soyez locataire ou propriétaire, veillez donc à bien vérifier l’état des lieux, afin d’éviter de futurs conflits. Voici comment procéder.
État des lieux d’un bail commercial : nos conseils pratiques
De multiples éléments doivent être minutieusement observés.
Conseil n°1 : informez-vous en amont de l’état des lieux
Avant la signature de votre bail commercial et la réalisation de l’état des lieux, informez-vous sur les critères spécifiques à vérifier dans un local commercial. Lisez scrupuleusement les termes du bail engageant votre responsabilité en matière d'entretien et de réparations. Pour ne rien omettre, munissez-vous d'une liste de contrôle détaillée.
Conseil n°2 : les éléments à pointer pour la validité de l’état de lieux
Pour qu’un état des lieux soit valide, il doit comporter au minimum les informations suivantes :
- L’identité du bailleur et du locataire
- L’adresse du bailleur
- L’adresse du local commercial
- Le détail de chaque pièce du local
- Le descriptif de chaque partie privative rattachée au local
- Le relevé des compteurs
- Un inventaire des clés
- Un inventaire de l’ensemble des équipements et leur état
Notons que les parties ou leurs représentants doivent visiter toutes les pièces du local commercial pour détailler leur état précis à l’instant T.
Conseil n°3 : réalisez un inventaire complet du local
Place à l’inventaire précis. Toute une série d’éléments présents dans le local doivent être contrôlés et décrits. En voici une liste non exhaustive :
- Les murs
- Les plafonds
- Les sols
- Les fenêtres
- Les installations et appareils électriques
- Les branchements ou prises
- La plomberie
- La robinetterie
- Les équipements de chauffage
- La climatisation…
Surtout, veillez à bien noter l'état de chaque élément, même ceux vous semblant mineurs. Détaillez au maximum chaque élément, des plus grands aux plus petits, en étant méticuleux. Et ce, dans chacune des pièces, pour limiter de futurs désaccords. Un inventaire précis protège en effet chaque partie.
Conseil n°4 : inspectez les sols et les murs
Fissures, taches d'humidité, signes de moisissure... Observez l'état des sols et des murs. En plus d’être adaptés à l'activité commerciale prévue, les sols doivent être exempts de dommages. Pointez toute anomalie pour éviter des accusations de dégradation à votre départ.
Conseil n°5 : vérifiez les portes et les fenêtres
Les portes et les fenêtres s’ouvrent-elles et se ferment-elles correctement ? Vérifiez-les pour vous en assurer. Inspectez également les joints pour éviter les pertes de chaleur ou les infiltrations d'eau. Rappelons que des portes et des fenêtres en bon état sont essentielles pour la sécurité et l'efficacité énergétique du local.
Conseil n°6 : contrôlez les installations électriques
Prises, interrupteurs, éclairages… Les installations électriques doivent être en parfait état de fonctionnement. Testez-les toutes et vérifiez également le tableau électrique pour vous assurer qu'il respecte les normes de sécurité.
Soyez vigilant, car les installations défectueuses peuvent représenter un danger et entraîner des coûts de réparation élevés.
Conseil n°7 : examinez la plomberie
Prenez le temps de tester l’ensemble des robinets, chasse d'eau et systèmes de drainage. Vérifiez les obstructions, la pression d'eau et recherchez d’éventuelles fuites d’eau. S'ils ne sont pas détectés à temps, les problèmes de plomberie peuvent causer d’importants dommages en plus d’être coûteux.
Conseil n°8 : testez le chauffage et la climatisation
Pour fonctionner correctement, les systèmes de chauffage et de climatisation doivent chauffer et refroidir efficacement. Si ce n’est pas le cas, et qu’un système est défaillant, les coûts de réparation peuvent être importants, en plus de nuire à votre confort et à celui de vos employés.
Conseil n°9 : passez en revue les normes de sécurité
Pour assurer la sécurité des occupants, le local que vous louez doit impérativement respecter les normes en vigueur, sous peine d’amendes. Cela inclut :
- Les extincteurs
- Les détecteurs de fumée
- Les issues de secours
- Les systèmes d'alarme
Conseil n°10 : joignez des photos et vidéos
Pour conserver des preuves visuelles de l'état initial du local, n’hésitez pas à prendre des photos et des vidéos de chaque pièce et de chaque élément important. Datez-les et conservez-les dans un fichier numérique dédié ou dans un endroit sûr. Ces éléments cruciaux peuvent faire foi en cas de litige ultérieur.
Vous estimez que vos compétences en matière d’inspection sont limitées ? Sollicitez un professionnel. Un expert en bâtiment ou un agent immobilier spécialisé peut réaliser une inspection approfondie et vous fournir un rapport détaillé. Certes, cela représente une dépense supplémentaire, mais, en plus d’assurer votre tranquillité d’esprit, cela peut aussi vous faire économiser de l'argent sur le long terme, en vous protégeant des litiges et des dépenses imprévues. Que vous soyez locataire ou propriétaire, ne négligez pas cette étape cruciale pour garantir une relation locative harmonieuse et sans surprise. L’équipe de Commerce Immo peut vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter.
