Après plusieurs semaines ou mois de recherches, ça y est, vous avez enfin trouvé le local dont vous rêviez pour votre activité professionnelle ! Avant de signer un quelconque bail, assurez-vous de pouvoir fournir différentes pièces justificatives. En effet, pour éviter les dérives et protéger les intérêts des deux parties – bailleur et preneur – divers documents sont demandés en vue de la rédaction d’un contrat de bail définissant les conditions exactes de location et les obligations des parties engagées.
Pour rappel, le propriétaire bailleur peut être un particulier, un commerçant, un artisan, une société ou bien une association. De son côté, le preneur, soit le futur locataire, est une personne légalement reconnue envisageant d’exploiter l’espace à louer à des fins commerciales. Il peut ainsi s’agir d’un industriel, d’un commerçant ou encore d’un artisan chef d’entreprise.
Bail commercial : les informations obligatoires
Définis par la Loi Pinel, les statuts des baux commerciaux doivent inclure obligatoirement un certain nombre d’informations que voici :
- L’identité des signataires du contrat
- L’objet du bail commercial
- Le montant du loyer (pouvant être réévalué tous les 3 ans)
- Les conditions de résiliation du contrat de location
- Les garanties supplémentaires
Bail commercial : gare à ces subtilités
Il existe différents types de documents légaux à signer. Veillez ainsi à ne pas confondre les baux commerciaux et les baux professionnels.
Les baux commerciaux
Les baux commerciaux concernent presque chaque personne exerçant une activité commerciale. Ils ont une durée minimale de 9 ans (bail 3-6-9). Ils peuvent être rompus à chaque période triennale.
Les baux professionnels
Les baux professionnels s’adressent uniquement aux professions libérales réglementées ou non et durent au moins 6 ans. Contrairement aux baux commerciaux, les vaux professionnels peuvent être résiliés à tout moment par le locataire, à condition que les justificatifs de la rupture du contrat soient bien fournis avant la fin du bail. Un préavis de 6 mois doit être respecté.
Bail de location : quels documents fournir ?
En règle générale, le locataire et la personne caution, doivent présenter les preuves de leur identité, de leur domiciliation ainsi que de leur solvabilité. Le propriétaire ne peut exiger qu’un seul document en cours de validité pour cette catégorie.
Bail de location : les justificatifs d’identité possibles
Le propriétaire ne peut exiger qu’un seul document en cours de validité pour cette catégorie.
- Carte d’identité
- Passeport
- Permis de conduire
- Carte de séjour ou carte de ressortissant d’un pays membre de l’UE
Bail de location : les justificatifs de domicile possibles
Ici aussi, le bailleur ne peut demander qu’une seule pièce en cours de validité.
- Pour les personnes propriétaires : un avis de taxe foncière ou un titre de propriété
- Pour les locataires : les 3 dernières quittances de loyer, l'attestation du précédent propriétaire précisant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ou bien une attestation sur l’honneur d’hébergement
Bail de location : les justificatifs d’activité professionnelle à fournir
- Contrat de travail
- Attestation de l’employeur précisant la rémunération du futur locataire
- Carte d’étudiant
- Copie de sa carte professionnelle
- Copie du certificat d’identification de l’INSEE (travailleur indépendant)
- Extrait K ou Kbis
Bail de location : les justificatifs de ressources à fournir selon votre situation
- 3 derniers bulletins de salaire
- 2 derniers bilans comptables
- Justificatif de versement d’indemnités de stage
- Justificatif de versement de bourse d’étudiant
- Justificatif de versement de pension de retraite et/ou d’allocations sociales et familiales, de revenus fonciers et/ou de rentes viagères
- Dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
Attention, si les copies de ces documents suffisent à la constitution du dossier de location, le bailleur peut vous soumettre à la présentation des documents originaux, rédigés ou traduits en français.
En fonction du type de bail, revenons en détails sur les éléments qui peuvent être requis.
Location local commercial : les justificatifs nécessaires
Afin de louer un local commercial, il faudra fournir, en tant que gérant :
- Une pièce d’identité en cours de validité.
En cas de caution, sera demandé :
- Un RIB
- Un justificatif de revenus
Le bailleur peut aussi réclamer :
- Les statuts de l’entreprise
- Le capital social
- Les derniers bilans si l’entreprise est déjà créée
- Une évidence de fonds de la banque ou un bilan prévisionnel
Location local professionnel : les justificatifs nécessaires
Le bail professionnel est utilisé pour la location de bureaux. Pour signer un tel contrat, le locataire doit présenter au propriétaire :
- Une pièce d’identité
- Les statuts de la société
- Un compte d’exploitation prévisionnel ou bien les trois derniers bilans lorsque la société est déjà en activité
- Un RIB
- Un extrait Kbis
Une fois l’ensemble de ces documents transmis au bailleur, en tant que futur locataire, vous êtes également en droit de lui demander divers éléments.
Location local commercial ou professionnel : les éléments à demander au propriétaire
Pour vous protéger contre d’éventuels faussaires ou éviter les conflits d’intérêt, vous pouvez exiger de consulter certaines pièces justificatives au bailleur.
La preuve d’identité
Le propriétaire doit fournir au locataire :
- Une copie de sa carte d’identité ou de son passeport
- Son livret de famille ou son contrat de mariage
- Une copie des statuts enregistrés ou des Kbis de moins de trois mois de l’entreprise, s’il s’agit d’une personne morale
La vérification d’authenticité
Avant toute signature du contrat de bail, en tant que futur preneur, vous pouvez demander :
- Un titre de propriété du local à louer
- Un extrait du règlement de copropriété : il vous permettra de vérifier que votre activité est compatible au type de local en cours de location.
Autres documents
Vous pouvez aussi demander :
- Le montant du loyer (qui doit être mentionné dans le bail commercial)
- La charge de la taxe foncière
- L’inventaire des impôts et charges
- Les taxes redevances liées au bail
- Un budget prévisionnel des travaux devant être réalisés à la suite d’un état des lieux et quelques diagnostics techniques (performance énergétique, état parasitaire…)
Que ce soit dans votre recherche de location ou pour l’optimisation de vos locaux, Commerce Immo peut vous accompagner dans tous vos projets. N’hésitez pas à nous contacter.
